Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im geschützten Partnerportal der One Pass GmbH. Sie ergänzt die allgemeine Datenschutzerklärung unserer Website und gilt für alle registrierten Partner, Vertriebspartner und autorisierten Nutzer des Portals.
1. Verantwortlicher
One Pass GmbH
Max-Planck-Straße 740699 Erkrath
- Telefon: 0211 92091 90
- E-Mail: kontakt@one-pass.de
Datenschutzbeauftragter: Jan Grundmann
E-Mail: dsb@one-pass.de · Telefon: 0172 7297333
2. Geltungsbereich Partnerportal
Diese Erklärung gilt für das geschützte Partnerportal unter den Domains partner.one-pass.de sowie onepass-partnerhub.lovable.app. Sie richtet sich an registrierte Fachhandelspartner, Vertriebspartner und autorisierte Mitarbeiter der One Pass GmbH. Die allgemeine Datenschutzerklärung unserer Website findet ergänzend Anwendung, soweit dort nicht abweichende Regelungen für das Portal getroffen werden.
3. Hosting & Backend-Infrastruktur
Das Partnerportal wird auf einer Cloud-Backend-Infrastruktur betrieben. Server-Standort und Datenverarbeitung erfolgen innerhalb der Europäischen Union. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und verfügbarem Betrieb) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO.
4. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Zweck der Verarbeitung
- Bereitstellung des geschützten Partnerportals
- Authentifizierung und Zugriffssteuerung
- Bereitstellung von Vertriebsunterlagen, Provisionslisten und Vertragsdokumenten
- Kommunikation mit Partnern per E-Mail
- IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention
Rechtsgrundlagen
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb und Sicherheit)
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, soweit eingeholt)
5. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten oder direkt an den Datenschutzbeauftragten.
6. Datenverarbeitung im Partnerportal
6.1 Registrierung & Authentifizierung
Für die Nutzung des Portals ist ein geschützter Account erforderlich. Dabei verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Firmenbezeichnung, Telefonnummer sowie ein sicheres Passwort. Zur Erhöhung der Sicherheit setzen wir eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA/MFA) ein. Die Authentifizierungsdaten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert.
6.2 Partnerstammdaten
Im Portal werden geschäftliche Stammdaten wie Firmenname, Adresse, Kundennummer, USt-IdNr., Bankverbindung und Ansprechpartnerdaten verarbeitet. Diese Daten dienen der Vertragsabwicklung, der Kommunikation und der korrekten Zuordnung von Umsätzen und Provisionen.
6.3 Dokumentenuploads
Partner können über das Portal Dokumente hochladen, insbesondere Gewerbebescheinigungen, POS-Bilder (Innen- und Außenansichten) sowie ausgefüllte Stammdatenformulare. Diese Dateien werden in einem geschützten Speicherbereich abgelegt, sind nur für den jeweiligen Partner und berechtigte One Pass Mitarbeiter zugänglich und dienen ausschließlich der Vertragsprüfung und Partnerbetreuung.
6.4 Umsatz-, Provisions- und Vertragsdaten
Zur Abrechnung und Auswertung werden im Portal Umsatzdaten, Provisionslisten, Vertragsinformationen und Vertriebsmitarbeiterzuordnungen angezeigt. Diese Daten stammen aus unserem Vertriebsmanagement-System und werden nur dem berechtigten Partnerkonto zugänglich gemacht.
6.5 E-Mail-Benachrichtigungen
Bei wichtigen Vorgängen (z. B. Dokumentenupload, Stammdatenänderung, Passwort-Reset) sendet das Portal automatische E-Mail-Benachrichtigungen an den Partner und an berechtigte One Pass Ansprechpartner. Empfänger und Inhalt richten sich nach dem jeweiligen Vorgang.
6.6 Server-Log-Dateien
Bei der Nutzung des Portals werden technisch notwendige Log-Daten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel, Browsertyp, aufgerufene Seiten) verarbeitet, um Stabilität, Sicherheit und Fehleranalyse zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
7. Drittanbieter & Tools
Für den Betrieb des Portals setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein. Diese erhalten nur soweit Zugriff auf personenbezogene Daten, wie für die jeweilige Leistung erforderlich. Mit allen Drittanbietern, die personenbezogene Daten verarbeiten, bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Datenübermittlung in Drittstaaten erfolgt nur, wenn hierfür ein angemessenes Schutzniveau besteht.
9. Speicherdauer & Sicherheit
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall des Zwecks oder Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
Zum Schutz Ihrer Daten setzen wir technische und organisatorische Maßnahmen ein, insbesondere Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS/SSL), Zwei-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Zugriffsrechte und regelmäßige Sicherheitsupdates.
10. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an aktuelle rechtliche Anforderungen oder Änderungen unserer Leistungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist im Partnerportal unter dieser Seite abrufbar.